ومن الممكن خلال الاجتماع مع مدراء فروع الشركة مناقشة العديد من الأمور العملية والتسويقية والمالية من أجل الحصول على إحصائيات دقيقة تساعد في وضع خطة استراتيجية على أساس علمي ومنهجي. كما أن الاجتماع مع مديري الفروع يساعد في معالجة كافة المشكلات وتبادل الآراء حول الحلول، ولكن يجب كتابة خطاب الدعوة بشكل صحيح.
المحتويات
نموذج بريد إلكتروني لدعوة مديري المتاجر لحضور اجتماع
:ـــ⠀ 2023 م : 2023 م
مرسل من قبل السيد مسؤول العلاقات العامة في _____ إلى رؤساء فروع الشركة في جميع الدول حيث سيتم عقد الاجتماع في مقر الشركة بالعاصمة _____ بالضبط في تمام الساعة التاسعة صباحا في اليوم الموافق بتاريخ _____ 2023م، الموافق تاريخ _____ 1444م
وذلك لمناقشة أهم النتائج التي تم الحصول عليها في ضوء الزيارة السابقة، والوقوف على أهم الجوانب الإيجابية وأيضاً عرض الجوانب السلبية، ومناقشة العديد من القضايا الأخرى المتعلقة بسير الأعمال على مستوى الجامعة، برجاء قبول القبول ، التميز، أعظم الاحترام، وأعظم التقدير.
التوقيع: ⠀
مثال لرسالة بريد إلكتروني تدعوك لحضور اجتماع باللغة الإنجليزية
عزيزي اسم مدير الفرع
أود أن أبلغكم أنه سيتم عقد الاجتماع الشهري للموظفين [date] في [place].
لقد أرفقت جدول الأعمال، ولكن يمكنك إضافة عناصر إضافية عن طريق الرد على هذه الرسالة الإلكترونية قبل يوم واحد على الأقل من اجتماعنا.
تأكد من أنك مستعد ومطلع على موضوعات قسمك. إذا لم تتمكن من حضور هذا الاجتماع، فيرجى إبلاغنا بذلك والتأكد من تفويض التحديثات المهمة حول قسمك إلى زميلك.
أطيب التحيات
قواعد كتابة بريد إلكتروني لدعوة اجتماع احترافي
- للبدء، اكتب العنوان والاسم الأخير للمستلم.
- يجب أن تحتوي الرسالة على تحية وتحية مناسبة للسياق.
- مراعاة البساطة وعدم التكلف في الرسائل الرسمية.
- تجنب الصياغة الغامضة واشرح بإيجاز كل نقطة في الرسالة.
- لا ينبغي تكرار التصريحات؛ المعلومات لمرة واحدة كافية.
- اختيار الكلمات المناسبة للسياق وتجنب الكلمات المبتذلة والضعيفة.
- تجنب الكلمات التي لها أكثر من تفسير حتى لا تربك القارئ.
- – الافتقار إلى البلاغة في الصور البلاغية والاستعارات في الخطابات الرسمية.
- وذكر المرسل إليه وصفه بعد تدوين محتويات الرسالة.
- استخدم الأسلوب المنطقي والأدلة المقنعة والقاطعة.
- تجنب ذكر المواضيع الشخصية والتزم بالجوهر العملي والمهني للموضوع.
أهداف الدعوة الإلكترونية قبل الاجتماع
- تقديم المعلومات للمدعوين بشكل رسمي ومسجل لا يمكن رفضه في حالة عدم تلقي الردود.
- احصل على رد مباشر لمعرفة من سيعفيك من الاجتماع واتخاذ الإجراء وفقًا لذلك.
- إعلام الجميع بموعد الاجتماع ومكانه بنقرة واحدة لتوفير الوقت والجهد.
- تسليط الضوء على النقاط والقضايا المطروحة في الاجتماع مسبقاً حتى يكون جميع المديرين على استعداد تام للمناقشة من خلال جمع البيانات والمعلومات اللازمة.
الأخطاء الشائعة عند كتابة دعوة الاجتماع
- تجاهل بعض المدعوين أو تجاهلهم لأسباب شخصية.
- عدم وضوح بعض البيانات أو المعلومات المتعلقة بالاجتماع، مثلاً: ب- الفترة.
- عدم ذكر الأسباب في رسالة البريد الإلكتروني التي تدعو مدراء فروع الشركة للاجتماع.
- استخدم المصطلحات المبتذلة والعامية في رسالة البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع.
أهمية عقد الاجتماعات في الشركة
- مناقشة جادة لكافة المشاكل التي تواجه الشركة من النواحي المالية والتسويقية والوظيفية.
- تعرف على خطط الشركة المستقبلية وتعرف على آخر نتائج المشاريع السابقة.
- التصويت لاتخاذ قرارات توافقية جديدة بين الإدارات المختلفة.
- ودور الاجتماع لا يمكن أن يكون إلا تبادل الآراء دون معالجة المشاكل أو إيجاد الحلول. وهذا مفيد لتحقيق الاتساق بين الأقسام المختلفة وزيادة الإنتاجية.
إذا طلب منك صاحب العمل دعوة مديري فروع الشركة إلى اجتماع عبر البريد الإلكتروني، فأنت بحاجة إلى معرفة بعض الفحوصات والأخطاء الشائعة للعثور على صيغة احترافية تساعدك على تحقيق الهدف المنشود.
تابعنا